U savremenom svetu je lakše nego ikada podleći distrakcijama i izgubiti fokus – i to je nešto što se dešava svima. Naravno, u pitanju je sveprisutna tehnologija i telefon kao produžetak ruke, ali nije samo to. Faktori gubitka pažnje i smanjene produktivnosti mogu biti i nedostatak sna, loše planiranje, pa čak i previše rada.
Potrebno je malo discipline i rešenosti da se bolje organizujete i izbegnete distrakcije, a ovo su osnovna uputstva:
Prvo uradite najteže. To ste čuli već milion puta, a da li ste usvojili i uveli u praksu? Dakle, ponovićemo, milion i prvi put – prvo se poduhvatite najzahtevnijeg zadatka sa svoje liste dnevnih obaveza. Ako niste sigurni šta je to, zapitajte se šta je ono što odlažete i što ne želite da radite. Jer, najteži zadatak možda uopšte nije težak, samo je dosadan i zahteva najviše vremena. Evo zašto treba da uradite prvo ono što vam najteže pada – kada završavate lakše zadatke jedan za drugim, možete steći lažni osećaj ostvarenosti, jer su velike šanse da radite sve sporedno, a ništa zaista važno. Ali kad uradite prvo ono najteže i najizazovniji, poentirali ste već na početku radnog dana – imate postignuće i sve ostalo je samo napredak.
Posmatrajte svoju listu zaduženja kao igricu
Struktura je ključna za produktivnost, a jedan od najboljih načina da se to postigne je da svoj radni raspored pretvorite u igru, tako što ćete ih podeliti na „levele“ – kada završite jedan, podižete se na sledeći nivo, kao u igrici. Mnoge igre imaju vremenska ograničenja, pa napravite svoj vremenski okvir, po ugledu na igricu. To bi moglo da vam uštedi vreme, ali i da vam pomogne da sagledate koji je ralni vremenski okvir u kome nešto možete da uradite, da biste korigovali nivoe i tajming i bolje se organizovali. Takođe, odredite nagrade za svaki nivo. Kolačić, pauza za kafu, šetnja – svaki put kad na vreme, ili ranije završite zadati nivo. Za završetak posla, ispunjenje cele liste, planirajte veću nagradu – izlazak sa društvom, odlazak na masažu, omiljena večera…
Računajte da stvari mogu krenuti naopako
Nepredvidljive stvari se dešavaju na dnevnom nivou, i u okviru najbolje strukture i najrazrađenije rutine, tako da morate biti spremni da će se pojaviti hitne stvari i intervencije koje morate obaviti. Porodična kriza, hitan zadatak, greška u proračunu zbog koje sve morate da radite ispočetka, u poslednjem trenutku. Previše poslovnih ljudi zaboravlja na faktor nepredvidljivosti i pravi precizne planove, koji se raspadaju u realizaciji, zato budite fleksibilni i spremni da sve svoje planove prilagodite i promenite u hodu. To ne znači da uvek morate imati plan B i plan C, nego da ostanete smireni i otvorenog uma, da biste u trenutku kada se neka hitna situacija pojavljuje i zahteva vašu intervenciju, pronađete najefikasnije rešenje. Ako se nervirate, ljutite, paničite, gubite vreme i energiju u trenutku kada treba da izoštrite fokus i da delujete.
View this post on Instagram
Upravljajte svojim vremenom
Ako vi ne upravljate svojim vremenom, vreme će upravljati vama. Napravite „vremenske blokove“ za posao, lična interesovanja, za odmor. Ključno je da izdvojite vreme za sebe, kako biste se odmorili, opustili i napunili energijom, da ne biste sagoreli.
Budite odgovorni
Odgovornost poboljšava produktivnost, na vrlo jednostavan način – nalaže vam da proveravate i ispravljate greške kada ih pronađete, umesto da samo pretrčite preko nekog posla, sa nadom da niko neće primetiti propuste i da će sve biti u redu (ili da će se neko drugi na kraju pozabaviti time umesto vas).
Fokusirajte se na jedan cilj dnevno
Svakog dana imate određen broj sati, da obavite posao, zato procenite realno to vremensko ograničenje – možda nije realno završiti 15 zadataka za osam sati, kada su neki od tih zadataka zahtevniji, kompleksniji i traže više pažnje, temeljnosti i vremena od drugih. Nekog drugog dana ćete u toku radnog vremena završiti i dvostruko više lakših zadataka, tako da tu procenu treba da obavite čim znate od čega vam se sastoji radna lista. Pokušajte da se organizujete tako da imate samo jednu najbitniju (i najtežu) stvar svakog dana, pa ćete lakše izlaziti na kraj sa svim zadacima. Kada imate jasan cilj, lakše vam je da eliminišete distrakcije i da se fokusirate na izvršenje zadatka.
Spavajte osam sati
I taj savet ste već mnogo puta čuli, a ako se on stalno ponavlja u svim preporukama o zdravijem i uravnoteženijem životu, o boljem upravljanju vremenom, održavanju pažnje i postizanju uspeha, znači da ga ljudi i dalje masovno ignorišu i iscrpljuju se. Zato vreme za odmor i opuštanje treba da bude isplanirano – ako ste odvojili sat ili dva u večernjim satima da igrate igrice, gledate TV, idete u teretanu, ili izađete na piće, onda odredite i kada ćete ići na spavanje – a to ne znači leći u krevet i „blejati“ na telefonu još sat vremena. Ako vam je to ritual pred spavanje, onda se smestite u krevet sat pre vremena određenog za isključivanje svih ometajućih faktora i gašenje svetla. Savremeni način života prečesto nas stavlja u situaciju da sebi oduzimamo od sna, kako bismo se malo duže zabavljali, ili kako bismo završili neki zahtevan posao, a to na kraju dovodi do iscrpljenosti i sagorevanja. Uostalom, ako želite da budete produktivni, neophodno je da budete odmorni!
Pročitaj i ovo: 4 načina da povećate produktivnost
Nije sve hitno
Odredite prioritet zadataka kako biste povećali produktivnost. Nije sve što treba da uradite jednako na listi prioriteta. Nešto treba da bude gotovo do podneva, nešto morate uraditi pred kraj radnog vremena, a nešto možete prebaciti u sutrašnji raspored, ako ste danas preopterećeni. Svakog jutra odredite čemu najpre treba da se posvetite, šta je danas prioritetno i kojim redom će slediti dalji zadaci.
View this post on Instagram
Naučite da kažete NE
Da li ste preplavljeni i preopterećeni? Razmislite o vrednosti svog vremena i postavite granice. U redu je da poslodavac traži od vas ono što traži, ali vi procenjujete koliko toga realno možete da ispunite i gde su vam granice. Ne plašite se da odbijete zadatke koji vas preopterećuju, tako ćete zapravo zadobiti poštovanje i niko neće zahtevati od vas nerealne rezultate, kada korektno i vredno iznesete ono što je realno. Kada umete da kažete NE, svako DA će biti mnogo više cenjeno.
Neka radni sto bude uredan
Uredan sto poboljšava produktivnost. Vaš radni prostor treba da bude prijatan, a ne haotičan – kao ratište koje se spremate da u svakom trenutku napustite. Oplemenite svoje okruženje, stavite uramljene fotografije, kristale i amajlije, možete imati i neku sobnu biljku, reprodukciju koju ćete okačiti na zid, kutiju za olovke, pritiskivač za papri… Kada završite radni dan, sredite svoj radni prostor i sve složite, tako da vas sledećeg jutra dočeka red.
I na kraju, ovo su glavne svakodnevne smetnje, koje treba da držite pod kontrolom:
Mobilni telefon. Možda ih imate dva ili više i svaki čas gledate u jedan od njih, ili se javljate na pozive, ili odgovarate na poruke. Ako vam je posao vezan za obavljanje poziva, razgovora, slanje poruka, onda neka to bude službeni telefon, čiji će broj imati samo poslovni saradnici i klijenti. Na privatnom telefonu isključite ton, a poruke i notifikacije na društvenim mrežama proveravajte samo kada imate pauzu. Ukoliko vam posao ne zavisi od poziva i društvenih mreža, onda stavite telefon van domašaja – držite ga u fioci, ili u torbici koju ćete okačiti van domašaja ruke i ukoliko vam nije potreban, zaboravićete na njega, kad vam nije pred očima i pod rukom.
Ako vam je teško da se disciplinujete, postavite sebi nedeljni izazov – to je veoma popularan metod, koji ljudi rado isprobavaju. Odredite nedelju dana za praćenje svih koraka i saveta za povećanje produktivnosti, da biste napravili eksperiment i videli kako se osećate i da li sistem radi.
Pročitaj i ovo: Navike i ponašanja uspešnih ljudi koje treba da usvojite
Naslovna fotografija: instagram.com/kevin_pabel
Brankica Milošević
