Vođenje sastanka nije lak zadatak, koliko god iskustva imate iza sebe. Poštovanje adekvatnih pravila prilikom poslovnog sastanka je ključna stvar dobrog poslovanja, jer razgovor lice u lice sa drugim članovima tima omogućava jasnu komunikaciju i efikasno donošenje odluka. Ipak, suviše često sastanci traju duže nego što bi trebalo i ne uspevaju da održe angažovanje i pažnju učesnika.
Kako održati poslovni sastanak?
Bilo da se sastajete sa partnerima, osobama iz prodaje ili zaposlenima, pokažite svoju briljantnost u sali pomoću ovih ključnih tačaka za sastanke.
Jasno odredite cilj
Jasan cilj će postaviti ton sastanka i odrediti njegov pravac. Vaš cilj treba da bude konkretan i merljiv. Ako očekujete da učesnici razmišljaju i budu aktivni, zamolite svakog učesnika sastanka da dođe pripremljen sa listom ideja.
View this post on Instagram
Zapitajte se da li je sastanak zapravo neophodan
Poslovni sastanci mogu biti skupi. Kako biste izračunali tačan trošak, pomnožite satnicu svake prisutne osobe sa dužinom čitavog skupa. Ako se vaš cilj može postići drugačije – putem elektronske pošte, konferencijskog poziva, video poziva ili čak brze diskusije jedan na jedan – preskočite sastanak u potpunosti.
Pročitajte i ovo: Šta danas znači biti lider?
Pozovite donosioce odluka da prisustvuju
Najefikasniji sastanci uključuju glavne aktere, kako bi se osiguralo da se odluke mogu doneti odmah. Ako ključni donosilac odluke nije dostupan, zamolite podređenog da prisustvuje. U idealnom slučaju, ova osoba će moći da govori u ime svog supervizora, i – u najmanju ruku – da vodi beleške i izveštava o sastanku.
Nemojte sedeti
Rutinski sastanci koji su osmišljeni za brzi kontakt sa zaposlenima – diskusiju o izveštajima, statusima projekata i slično – obično se mogu obaviti za 15 minuta ili manje. Veća je verovatnoća da ćete sastanak održati što brže ako svi prisutni stoje, umesto što će sedeti.
View this post on Instagram
Planirajte poslovni sastanak strateški
Ako želite da svaki učesnik poslovnog sastanka bude u potpunosti angažovan, izbegavajte ponedeljak ujutru, kada svi odgovaraju za zaostalim mejlovima. Takođe, izbegavajte petak popodne, kada su zaposleni zauzeti poslovima za završetak nedelje, i kada se raduju vikendu. Zakažite sastanke na dan i u vreme kada će se svi učesnici najverovatnije angažovati.
Odredite vremenski limit i držite se njega
Poslovni sastanci koji traju satima uzrokuju da učesnici izgube strpljenje i fokus. Rasponi pražnje su kratki, a svačije vreme je dragoceno. Najproduktivniji sastanci pročinju na vreme i završavaju se na vreme.
Dajte prioritet dnevnom redu
Nemojte ostavljati najvažnije teme za sam kraj. Da biste osigurali da su ciljevi najvišeg prioriteta ispunjeni, prvo razgovarajte o najvišim pitanjima. Na taj način, ako neko treba da se udalji ili napusti sastanak ranije, i dalje ćete ostvariti svoje glavne ciljeve.
Držite se dnevnog reda
Dnevni red je nacrt, ili okvir, da svi budu upućeni u temu, koji će vam pomoći da se održi jasan tok sastanka. Dnevni red treba da bude dugačak maksimum jednu stranu i ne bi trebalo da sadrži ništa osim glavnih tema razgovora. Digresije troše dragoceno vreme. Ako učesnici sastanka insistiraju da razgovaraju o tačkama van dnevnog reda, uključite se i predložite im da o njima pričaju nakon sastanka, ili zakažite odvojenu diskusiju. Zatim se odmah vratite na temu dnevnog reda.
View this post on Instagram
Pročitajte i ovo: Kako da efikasnije ostvarite svoje poslovne novogodišnje odluke
Isporučite koncepte putem priča
Kada grupi ljudi predstavljate ključne koncepte ili nove ideje, posebno ako se to odnosi na modele koji su teški za razumevanje, objasnite zašto bi prisutne trebalo da zanima to o čemu govorite. Uokvirite problem kratkom pričom i koristite primere prilikom objašnjavanja.
Jasno završite sastanak
Na kraju sastanka bi trebalo da brzo ponovite sve odluke, rokove i razjasnite sve radnje koje je potrebno da se izvrše naknadno. Svi učesnici sastanka treba tačno da razumeju šta se od njih očekuje. Odmah zakažite i sve naredne sastanke, kako biste drugima dali prostora da organizuju svoje dane.
Naslovna fotografija: instagram.com/aligordon
Nenad Grubanoski
